Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Форма, в которой каждый носитель персональных данных существует как учётная единица: с номером, владельцем и историей выдачи. Единственный способ узнать, сколько флешек в организации и у кого они сейчас.

Учёт носителей — не бюрократия, а условие исполнимости других требований: без него нельзя ни запретить личные флешки, ни оценить масштаб утечки, ни подтвердить уничтожение данных при списании техники.

Статусобязательный при обработке ПДн в ИСПДн Основаниест. 19 152-ФЗ, приказ ФСТЭК № 21 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Вопрос «сколько у вас флешек с персональными данными» в большинстве организаций остаётся без ответа. Носители покупаются по мере надобности, лежат в ящиках, переходят от сотрудника к сотруднику, теряются без следа. Журнал превращает эту массу в учтённые единицы: у каждого носителя появляется номер, владелец и история.

Учёт носителей входит в состав мер защиты, но практическая ценность у него другая и более острая. Когда носитель теряется, у организации есть двадцать четыре часа, чтобы сообщить регулятору, чьи данные и сколько субъектов затронуто. Ответить на это можно только по журналу: он говорит, что за носитель, кому был выдан и какие данные на нём разрешалось хранить.

Второй практический эффект — дисциплинирующий. Пока носители не пронумерованы и не промаркированы, невозможно отличить рабочую флешку от личной, а значит запрет личных носителей остаётся декларацией. Маркировка делает нарушение видимым: в порту стоит носитель без номера — вопрос закрыт.

Порядок ведения — кто вносит записи, в какой срок, как исправляет ошибки — вынесен в правила ведения журнала. Сам журнал только форма.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Прямой санкции за отсутствие журнала нет — отвечают за то, что без него становится невозможным: контроль над носителями и оценка последствий инцидента.

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо150 000 – 300 000 ₽

Должностное лицо50 000 – 100 000 ₽

Граждане10 000 – 15 000 ₽

Дорогое последствие лежит в другой части статьи. При утрате носителя в уведомлении регулятору нужно указать число затронутых субъектов. Если журнала нет и неизвестно, что именно разрешалось хранить на этой флешке, оценку сделают по худшему сценарию — по объёму всей базы. Разница между частью 12 и частью 14 статьи 13.11 это разница между 3–5 и 10–15 млн ₽.

Учёт входит в состав мер защиты. Приказ ФСТЭК № 21 включает группу мер по защите машинных носителей, и учёт — первая из них. При проверке технических мер его отсутствие фиксируется прямо.

Без маркировки не работает запрет личных носителей. Отличить служебную флешку от личной можно только по номеру на корпусе.

Нечем подтвердить уничтожение. При списании техники нужно показать, что данные затёрты или носитель разрушен. Журнал — то место, где это фиксируется и связывается с актом.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Журнал учёта носителей персональных данных

—Журнал регистрации машинных носителей ПДн

—Журнал учёта съёмных носителей

—Форма журнала учёта флешек и дисков

—Реестр машинных носителей персональных данных

—Журнал учёта USB-носителей

—Учёт носителей информации с ПДн

—Журнал выдачи съёмных носителей сотрудникам

Журнал учёта машинных носителей и журнал учёта материальных носителей — разные документы. Первый про технику: флешки, диски, ноутбуки. Второй относится к бумажной обработке по постановлению № 687: дела, папки, картотеки. Совмещать их в одной форме неудобно — у них разные графы и разные ответственные.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Форма журнала нормативно не установлена. Критерий полноты один: по записи должно быть возможно установить, что за носитель, у кого он и что на нём разрешено хранить.

Регистрационный номер. Уникальный и нанесённый на сам носитель — наклейкой, гравировкой, маркером. Номер в журнале без номера на корпусе бесполезен.

Тип и характеристики носителя. Флешка, внешний диск, карта памяти, ноутбук; объём, модель, серийный номер. Серийный номер выручает, когда наклейка отклеилась.

Дата постановки на учёт. И основание — покупка, передача от подразделения, возврат из ремонта.

Кому выдан и на каком основании. Должность и фамилия, ссылка на заявление или разрешение. Здесь журнал стыкуется с разрешительным порядком.

Какие данные разрешено хранить. Категории данных и системы, из которых допускается выгрузка. Ключевая графа для оценки масштаба при утрате.

Место хранения. Где носитель лежит, когда не используется: запирающийся шкаф, сейф, конкретный кабинет.

Отметки о выдаче и возврате. Даты и подписи. Для носителей, выносимых за пределы организации, — отдельная отметка с указанием, зашифрован ли он.

Признак шифрования. Отдельная графа: зашифрован носитель или нет. При инциденте этот факт определяет оценку вреда.

Отметка о выводе из эксплуатации. Дата, способ уничтожения данных (затирание или физическое разрушение) и ссылка на акт. Так закрывается жизненный цикл носителя.

05 Правовая база

Требования законодательства

ст. 19 152-ФЗобязанность обеспечивать безопасность данных при обработке

приказ ФСТЭК № 21учёт машинных носителей как мера защиты

ПП РФ № 1119уровень защищённости определяет обязательный состав мер

ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗутрата носителя — инцидент: 24 часа и 72 часа

приказ РКН № 179 от 28.10.2022подтверждение уничтожения данных актом

ч. 1 ст. 13.11 КоАПневыполнение требований к организации обработки

ч. 12–14 ст. 13.11 КоАПутечка: суммы растут с числом затронутых субъектов

Формы журнала в нормативах нет, и это не повод его не вести: учёт носителей прямо входит в состав мер защиты по приказу ФСТЭК № 21. Практический критерий достаточности формы — возможность за пять минут ответить на вопрос регулятора «что было на утраченном носителе и сколько субъектов это затрагивает».

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Журнал — учётный центр кластера носителей: получает правила и заявки, отдаёт данные для уведомлений и актов.

Правила ведения — порядок работы с журналом. Правила определяют, кто вносит записи, в какой срок и как исправляет ошибки.

Инструкция по защите носителей — источник требований. Инструкция устанавливает разрешительный порядок и шифрование; журнал фиксирует их исполнение.

Заявление на съёмный носитель — основание выдачи. Заявление даёт ссылку для графы «на каком основании выдан».

Уведомление об утечке — потребитель данных журнала. При утрате именно журнал позволяет заполнить уведомление в 24 часа по существу, а не общими словами.

07 Проверка

Что спросит проверяющий

Журнал носителей проверяют сверкой с железом — это быстрая и наглядная процедура.

Сверяют журнал с фактическим наличием. Просят предъявить несколько носителей по номерам из журнала. Отсутствие носителя, который числится выданным, — недостача, требующая объяснения.

Ищут неучтённые носители. Осматривают рабочие места: флешка в порту без наклейки закрывает вопрос о работе учёта.

Смотрят графу разрешённых данных. Спрашивают, что допускалось хранить на конкретном носителе. Пустая графа означает, что при утрате масштаб оценят по максимуму.

Проверяют отметки о шифровании. Особенно по носителям, которые выносились за пределы организации.

Закрыт ли жизненный цикл. По списанным носителям должны быть отметки о затирании или разрушении со ссылкой на акт. Носитель, исчезнувший из журнала без записи, — потенциальная утечка.

08 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Учёт носителей — редкий случай, когда самая полезная графа не та, которую ожидают. Организации аккуратно заполняют тип, объём, серийный номер, а графу «какие данные разрешено хранить» пропускают как необязательную. При инциденте выясняется, что именно она и была главной: на вопрос регулятора «сколько субъектов затронуто» без неё ответить нечем, и масштаб считают по всей базе. Один абзац в форме журнала может стоить разницы между тремя и пятнадцатью миллионами.

Второй практический момент — маркировка. Номер, существующий только в журнале, не работает: отличить служебную флешку от личной невозможно, а значит запрет личных носителей не проверяем. Наклейка с номером стоит копейки и превращает правило в наблюдаемое: увидел носитель без номера — уже нарушение, разбираться не нужно. Это самый дешёвый контроль во всём кластере.

Третье — про конец жизни носителя. В журналах обычно аккуратно ведут постановку на учёт и выдачу, а списание не фиксируют вовсе: флешка сломалась, её выбросили, запись просто перестала обновляться. Формально носитель с персональными данными покинул организацию неизвестным способом. Графа о выводе из эксплуатации с указанием способа уничтожения и ссылкой на акт закрывает этот разрыв и занимает одну строку.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Обязательно включите в форму графу «какие данные разрешено хранить» — она главная при разборе инцидента. Наносите номер на сам носитель, а не только в журнал. Добавьте графу о шифровании: при утрате этот факт меняет оценку вреда. И закрывайте жизненный цикл записью о выводе из эксплуатации со ссылкой на акт уничтожения — иначе носители исчезают из учёта бесследно.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

09 Частые вопросы

Частые вопросы

Обязательно ли вести журнал учёта машинных носителей?

Формы журнала в нормативах нет, но учёт машинных носителей входит в состав мер защиты по приказу ФСТЭК № 21. Без журнала выполнить эту меру и подтвердить её при проверке нечем.

Нужно ли учитывать ноутбуки и смартфоны?

Их память — носитель персональных данных, поэтому да. Обычно технику учитывают отдельным разделом журнала: у неё другой жизненный цикл, но требования к затиранию перед списанием те же.

Как присваивать регистрационные номера?

Сквозной нумерацией с нанесением номера на сам носитель — наклейкой или гравировкой. Номер, существующий только в журнале, не позволяет отличить служебный носитель от личного.

Зачем графа «какие данные разрешено хранить»?

Она отвечает на главный вопрос при утрате: сколько субъектов затронуто. Без неё масштаб инцидента оценят по объёму всей базы, а от числа субъектов напрямую зависит размер штрафа.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно и удобнее. Требование то же, что к любому учётному журналу: защищённость от изменения задним числом — ограниченный доступ, непрерывная нумерация, история правок.

Что писать при списании сломанной флешки?

Отметку о выводе из эксплуатации: дату, способ уничтожения данных — гарантированное затирание, а при неисправности физическое разрушение — и ссылку на акт. Просто выбросить носитель нельзя.

Чем этот журнал отличается от журнала учёта материальных носителей?

Этот про технику: флешки, диски, ноутбуки. Тот относится к бумажной обработке по постановлению № 687: дела, папки, картотеки. Графы и ответственные разные, совмещать их в одной форме неудобно.

Связанные документы

Правила ведения журнала учёта машинных носителей ПДнЖурналы учёта Инструкция по защите машинных носителей ПДнИнструкции и регламенты Типовая форма заявления на право использования съёмного носителяАкты и технические документы

Все документы комплекта

Журнал учёта машинных носителей — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66