Акт технической экспертизы состояния машинного носителя

Документ, которым решается судьба конкретного носителя: годен, подлежит ремонту или списанию. Главное в нём — не техническая оценка, а ответ на вопрос, что стало с персональными данными, которые на этом носителе лежали.

Журнал учёта отвечает, где носитель числится. Акт проверки наличия — есть ли он физически. Акт технической экспертизы отвечает на третий вопрос, который дороже первых двух: что с ним делать дальше и куда денутся данные.

Статусобязательный при выводе носителя из эксплуатации Основаниест. 19 152-ФЗ, мера ЗНИ.8 приказа ФСТЭК № 21 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации Периодичностьпо событию — на каждый носитель Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Машинный носитель — жёсткий диск, твердотельный накопитель, флешка, карта памяти, лента резервного копирования — рано или поздно выходит из строя или устаревает. В этот момент организация решает: чинить, менять по гарантии, продать вместе со старым парком техники или сдать в утилизацию. Акт технической экспертизы и есть документ, в котором это решение принимается и обосновывается.

Но техническая часть здесь только половина дела, и не самая важная. Вторая половина — судьба персональных данных, которые на носителе хранились. Приказ ФСТЭК № 21 требует уничтожить или стереть данные при передаче носителя между пользователями, в стороннюю организацию для ремонта или на утилизацию, и отдельно требует проконтролировать, что стирание действительно произошло. Акт — то место, где обе части сходятся: вывод о состоянии носителя и отметка о том, что с него сняли.

Отсюда критерий качества документа. Хороший акт технической экспертизы позволяет через два года ответить на вопрос, куда делся диск из бухгалтерского сервера и что было сделано с базой, которая на нём лежала. Плохой акт содержит фразу «признан непригодным к дальнейшей эксплуатации» и больше ничего — а значит, не отвечает ни на один вопрос, который зададут при разборе утечки.

Отдельный случай, который стоит держать в голове: носитель, признанный неисправным, никуда не девается. Он лежит в шкафу, ждёт вывоза, едет в сервисный центр или уходит вместе с арендованным оборудованием. Всё это время данные на нём остаются, и обязанности оператора по их защите никуда не исчезают.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

За отсутствие самого акта отдельного наказания в кодексе нет — и честнее сказать это прямо. Наказывают за последствие: если данные с выбывшего носителя оказались у посторонних, применяются составы за утечку. Их вилка определяется не тем, что вы сделали или не сделали, а тем, сколько людей попало в утёкший массив.

ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФ — утечка данных 10 000–100 000 субъектов

Юридическое лицо5 000 000 – 10 000 000 ₽

Должностное лицо300 000 – 500 000 ₽

Граждане200 000 – 300 000 ₽

Почему для этой карточки взята именно средняя вилка. Утечка через носитель отличается от утечки через выгрузку одним свойством: с диска уходит не выборка, а всё, что на нём лежало. Масштаб задаёт не действие человека, а ёмкость изделия — поэтому носитель из рабочего сервера почти автоматически выносит организацию за порог в десять тысяч субъектов, а вместе с ним и в эту вилку.

Вилка растёт вместе с диском. До десяти тысяч субъектов — от 3 до 5 млн для юридического лица, свыше ста тысяч — от 10 до 15 млн. Считаются и субъекты, и идентификаторы: уникальные обозначения сведений о человеке в информационной системе оператора.

Повтор переводит штраф в оборотный. Вторая утечка после наказания за первую — от 1 до 3 % годовой выручки, но не менее 20 млн и не более 500 млн рублей.

Мелкие «бумажные» штрафы работают на оборотный. При назначении оборотного наказания отягчающим обстоятельством прямо учитываются прежние постановления по частям 1–11 той же статьи. Непубликованная политика за 30 тысяч через два года превращается в аргумент против вас в деле на сотни миллионов.

Часть 6 сюда не относится, хотя её постоянно приводят. Она написана про обработку без средств автоматизации и про сохранность материальных носителей — бумаги, картотек, папок. Жёсткий диск живёт в информационной системе, то есть в автоматизированной обработке, и под эту норму не подпадает.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Акт технической экспертизы машинного носителя — образец

—Как составить акт списания жёсткого диска с персональными данными

—Форма акта о неисправности носителя информации

—Акт технического состояния накопителя для утилизации

—Акт дефектовки носителя информации 152-ФЗ

—Кто подписывает акт технической экспертизы носителя

—Акт стирания данных с диска перед ремонтом

—Заключение о непригодности машинного носителя ПДн

Три соседних документа, которые часто путают. Акт технической экспертизы отвечает, что с носителем как с изделием: годен, в ремонт, на списание. Акт об уничтожении персональных данных отвечает за судьбу самих данных и подчиняется требованиям Роскомнадзора к подтверждению уничтожения. Акт проверки наличия и состояния носителей — это инвентаризация: все ли носители на месте. Первый документ пишется на один носитель по событию, третий — на весь парк по расписанию.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Форма акта нормативно не установлена, поэтому за его полноту отвечает сам оператор. Проверяется полнота одним вопросом: можно ли по этому листу восстановить, какой носитель, с какими данными, куда ушёл и что с данными стало.

Идентификация носителя. Тип, модель, серийный номер и учётный номер из журнала учёта машинных носителей. Без учётного номера акт невозможно связать с записью учёта, и носитель формально остаётся в строю.

Где носитель работал. Информационная система, сервер или рабочее место, из которого он извлечён. Это определяет категорию данных на нём и, значит, требования к стиранию.

Какие персональные данные на нём обрабатывались. Категории субъектов и состав данных, а по возможности — оценка объёма. Именно эта строка потом отвечает на вопрос о масштабе, если носитель всё-таки утрачен.

Состав комиссии и основание. Кто проводил экспертизу, на основании чего, с привлечением какой сторонней организации, если она была.

Результат осмотра и испытаний. Что именно проверяли и что обнаружили: не определяется системой, ошибки чтения, износ ячеек, механическое повреждение. Формулировка «неисправен» без описания проверки бесполезна.

Вывод о пригодности. Годен, подлежит ремонту, подлежит списанию. От вывода зависит дальнейший маршрут носителя, и он должен быть однозначным.

Решение по персональным данным. Способ стирания или уничтожения, кто его выполняет и в какой срок, а если данные снять технически невозможно — прямое указание на физическое уничтожение носителя.

Отметка о контроле. Кто и как убедился, что данные сняты. Приказ ФСТЭК требует не только стирания, но и контроля стирания — это разные действия, и в акте они оформляются разными подписями.

Дальнейший маршрут и подписи. Куда носитель передан: в ремонт, на склад, на утилизацию, по какому документу и кому. Подписи комиссии, ответственного за безопасность данных, утверждение руководителем.

Если носитель уезжает в стороннюю организацию — в сервис, к утилизатору, обратно поставщику по гарантии — акт должен показывать, что данные сняты ДО передачи, а не после. Обещание подрядчика уничтожить данные обязанность оператора не снимает: перед субъектами и регулятором отвечает оператор.

05 Правовая база

Требования законодательства

ч. 1 ст. 19 152-ФЗобязанность принимать меры защиты от неправомерного доступа

ч. 4 ст. 19 152-ФЗсостав мер устанавливает ФСТЭК России

приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.8уничтожение (стирание) или обезличивание данных при передаче носителя между пользователями, в стороннюю организацию для ремонта или утилизации, а также контроль уничтожения (стирания)

приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.1учёт машинных носителей — источник номера для акта

приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.3контроль перемещения носителей за пределы контролируемой зоны

п. 6 приказа ФСТЭК № 21оценка эффективности принятых мер не реже 1 раза в 3 года

ПП РФ № 1119уровни защищённости, от которых зависит строгость требований к носителям

ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФответственность за утечку данных 10 000–100 000 субъектов

Приказ ФСТЭК № 21 действует в редакции от 14 мая 2020 года и издан во исполнение части 4 статьи 19 закона о персональных данных. Меры группы ЗНИ входят в базовый набор для всех четырёх уровней защищённости — то есть требование стирать данные с выбывающего носителя относится и к самой скромной информационной системе, а не только к крупным операторам. Различается строгость реализации, а не сама обязанность.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Акт технической экспертизы стоит в конце жизненного цикла носителя и закрывает записи, которые до этого вели другие документы комплекта.

Журнал учёта — источник номера. Журнал учёта носителей даёт учётный номер, который попадает в акт, и получает обратную запись о выбытии. Носитель, списанный актом, но оставшийся в журнале активным, — классическое расхождение, которое находят при первой же проверке.

Инструкция задаёт способ. Инструкция по защите носителей описывает, каким именно способом стираются данные и кто это делает; акт фиксирует, что предписанный способ применён к конкретному изделию.

Акт об уничтожении — про данные, а не про железо. Акт об уничтожении ПДн оформляется тогда, когда уничтожаются сами персональные данные как обязанность перед субъектом. Здесь же уничтожение — побочный результат вывода изделия из эксплуатации. Документы разные и часто нужны оба.

Заявление на съёмный носитель — начало той же истории. Заявление на право использования съёмного носителя открывает жизненный цикл флешки, акт экспертизы его закрывает.

Регламент реагирования — если что-то пошло не так. Регламент реагирования на инциденты включается, когда носитель ушёл из организации без стирания или пропал по дороге к утилизатору.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Сам акт не обновляется — он привязан к конкретному носителю и конкретной дате и уходит в архив как есть. Обновляется типовая форма, а поводом составить новый акт служит событие с оборудованием.

Носитель отказал или сбоит

Ошибки чтения, потеря разделов, отказ определяться — экспертиза проводится до того, как диск отложат «до лучших времён» в ящик стола.

Оборудование выводится из эксплуатации

Плановая замена парка техники. Носители из списываемых машин обрабатываются поштучно: массовое списание «по накладной» не заменяет акта.

Носитель уезжает в ремонт или по гарантии

Момент, когда изделие покидает контролируемую зону вместе с данными. Стирание выполняется до передачи, а не по возвращении.

Носитель передаётся другому пользователю

Диск из машины уволившегося работника переходит новому — приказ ФСТЭК относит этот случай к тем же требованиям, что и передачу наружу.

Организация меняет способ уничтожения данных

Появилось сертифицированное средство гарантированного стирания или, наоборот, выбрано физическое уничтожение — типовая форма правится под новый порядок.

Изменились требования к мерам защиты

Правка приказа ФСТЭК или переопределение уровня защищённости меняет строгость требований к носителям, а вместе с ней — и содержание акта.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Акты технической экспертизы проверяют не по одному, а в сцепке с журналом учёта: сначала берут журнал, находят выбывшие позиции и просят показать, чем закрыта каждая из них.

Сходится ли журнал с актами. Каждая запись о выбытии должна иметь свой акт, и наоборот. Разрыв в любую сторону — повод разбираться дальше.

Что написано про данные. Первое, что читают в акте, — не вывод о неисправности, а строку о судьбе персональных данных. Если такой строки нет, документ считается неполным, каким бы подробным ни было техническое описание.

Кто выполнял стирание и кто его проверял. Приказ ФСТЭК требует и уничтожения, и контроля уничтожения. Одна подпись на обе роли вызывает вопрос, особенно если это подпись того же человека, который вёз диск утилизатору.

Куда физически ушёл носитель. Реквизиты договора с утилизатором, акт приёма-передачи, номер сервисной заявки. «Утилизирован» без второй стороны — это не маршрут, а пожелание.

Что делают с неисправными носителями, которые ещё не вывезли. Вопрос про шкаф: где лежат списанные диски, кто имеет к ним доступ, сколько они там уже стоят. Копилка списанных носителей в незапертом помещении — находка быстрая и неприятная.

Есть ли решение для нечитаемых носителей. Если диск не определяется, стереть его штатно нельзя. Организация, у которой на этот случай предусмотрено физическое уничтожение, выглядит совсем иначе, чем та, у которой такой носитель просто «списан».

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Самая дорогая ошибка в этой теме — считать, что сломанный носитель безопасен. Логика выглядит убедительно: диск не определяется, компьютер его не видит, значит и данные недоступны. На деле «не читается штатными средствами» и «данные уничтожены» — совершенно разные утверждения. Отказала плата управления, посыпался один сектор, слетела разметка — сами данные при этом лежат на пластинах или в ячейках нетронутыми, и снимаются в любой мастерской восстановления. Я советую относиться к неисправному носителю строже, чем к рабочему: рабочий стоит в закрытой стойке, а этот лежит в коробке и ждёт вывоза.

Второе, что стоит развести раз и навсегда, — стирание и контроль стирания. Приказ ФСТЭК называет их отдельно, и это не бюрократическая придирка. Утилиту запустили, окно закрылось, галочка поставлена — но проверял ли кто-нибудь результат? В моей практике встречались акты, где стирание выполнено на носителе, который к моменту запуска утилиты уже не подключался. Контроль — это отдельное действие отдельного человека, и в акте у него отдельная подпись.

Третье — маршрут после акта. Организации почти всегда аккуратны в момент составления документа и почти всегда небрежны в том, что происходит потом. Списанные диски накапливаются в подсобке, лежат там год, а затем уезжают неизвестно с кем и неизвестно куда, потому что человек, который вёл эту тему, уволился. Хороший акт заканчивается не выводом о непригодности, а строкой о том, кому и по какому документу изделие передано. Если этой строки нет, документ обрывается ровно там, где начинается настоящий риск.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Заранее решите, что делаете с носителями, которые невозможно стереть штатно, — и запишите это в типовую форму отдельным пунктом. Практика простая: не читается — уничтожается физически, и в акте фиксируется способ. Свяжите форму с журналом учёта по учётному номеру, чтобы одна запись всегда закрывалась другой. Разведите подписи исполнителя стирания и контролёра. И проверьте, что в договоре с утилизатором есть обязательство по обращению с данными, а к акту прикладывается документ о приёмке — без второй стороны маршрут носителя обрывается на вашем пороге.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

Обязателен ли акт технической экспертизы по закону?

Закон о персональных данных прямо такого документа не называет. Обязательна мера: уничтожить или стереть данные при передаче носителя между пользователями, в стороннюю организацию для ремонта или на утилизацию, и проконтролировать результат. Акт — способ подтвердить, что мера выполнена; без него подтверждать нечем.

Можно ли обойтись накладной на списание оборудования?

Накладная закрывает бухгалтерский вопрос и ничего не говорит о персональных данных. Проверяющего интересует не выбытие основного средства, а судьба массива, который на нём хранился. Это разные документы и разные цели.

Достаточно ли обычного форматирования?

Нет. Быстрое форматирование удаляет разметку, а не содержимое, и данные восстанавливаются свободно доступными средствами. Нужны либо гарантированное затирание с многократной перезаписью, либо, для твердотельных накопителей, штатная функция полного сброса, либо физическое уничтожение.

Что делать с диском, который вообще не определяется?

Штатно стереть его нельзя, поэтому единственный надёжный путь — физическое уничтожение с фиксацией способа в акте. Этот случай стоит заранее прописать в типовой форме, чтобы решение не принималось в спешке.

Кто должен входить в комиссию?

Как минимум специалист, способный оценить техническое состояние, и ответственный за обеспечение безопасности персональных данных. Утверждает акт руководитель. Если экспертизу проводит сторонняя организация, в акте указываются её реквизиты и реквизиты договора.

Нужен ли акт при передаче диска другому работнику внутри организации?

Да, если на носителе обрабатывались персональные данные. Приказ ФСТЭК ставит передачу между пользователями в один ряд с передачей наружу: данные предыдущего пользователя новому доступны быть не должны.

Как долго хранить акты?

Норматив срока не устанавливает, но привязывать хранение стоит не к акту, а к риску: пока существует вероятность разбирательства по данным с этого носителя, документ нужен. Разумная практика — держать акты весь срок хранения журнала учёта носителей, чтобы записи закрывались парами.

Связанные документы

Журнал учёта машинных носителей персональных данныхЖурналы учёта Инструкция по защите машинных носителей ПДнИнструкции и регламенты Типовая форма акта об уничтожении персональных данныхАкты и технические документы

Все документы комплекта

Акт технической экспертизы носителя — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66