Правила ведения журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Документ, который держит журнал удалённого доступа в соответствии с реальностью: назначает ведущего, задаёт сроки записей, вводит срок действия разрешения и определяет порядок сверки журнала с фактическими настройками доступа.

Главный пункт правил — направление сверки. Проверять надо не журнал по заявкам, а настройки шлюза по журналу: лишний доступ обнаруживается только так.

Статусобязательный при удалённом доступе к ИСПДн Основаниеч. 2 ст. 19 152-ФЗ, приказ ФСТЭК № 21 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

У журнала удалённого доступа есть особенность, которой нет у остальных журналов комплекта: предмета учёта в нём физически не существует. Носитель можно взять в руки и пересчитать, токен — увидеть у владельца. Удалённый доступ существует только как строка в настройках шлюза, и увидеть его можно единственным способом — открыв эти настройки. Журнал сам по себе никого не подключает и, что важнее, никого не отключает.

Отсюда главная задача правил ведения: не дать журналу и фактическим настройкам разойтись. Расходятся они всегда в одну сторону — в системе оказывается больше доступов, чем в журнале. Учётную запись завели ночью во время аварии, открыли подрядчику на два дня, сделали для проверки и не убрали. Ни один из этих доступов не проходил через заявку, поэтому в журнале его нет и по журналу он не найдётся.

Второе, что закрывают правила, — срок жизни разрешения. Разрешение на удалённую работу не заканчивается само: человек может уйти в другой отдел, сменить ноутбук, вернуться в офис, а строка в журнале и учётная запись на шлюзе останутся. Правила вводят дату окончания, порядок продления и того, кто в эту дату обязан проверить, что доступ действительно закрыт.

Состав граф и то, что именно разрешается — человек, устройство и канал — разобрано в карточке журнала учёта средств удалённого доступа, а общий порядок предоставления прав в системе — в инструкции по управлению доступом.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Наказывают не за беспорядок в журнале, а за его последствие. Удалённый доступ — это вход в информационную систему из-за пределов контролируемой зоны, и лишняя учётная запись на шлюзе означает открытую дверь, о которой организация не знает и потому не смотрит за ней.

ч. 12 ст. 13.11 КоАП РФ — утечка данных 1 000–10 000 субъектов

Юридическое лицо3 000 000 – 5 000 000 ₽

Должностное лицо200 000 – 400 000 ₽

Граждане100 000 – 200 000 ₽

Этот состав стоит и в карточке самого журнала — намеренно, потому что шкала штрафов за утечку одна, а вот причины разные. Там речь о доступе, который выдан слишком широко: разрешили человеку, не назвав ни устройство, ни канал. Здесь — о доступе, которого вообще нет ни в одном разрешении, и потому его никто не пересматривает и не отзывает. Первое видно при чтении журнала, второе — только при сверке с настройками.

Лишний доступ не мешает работать. Забытая учётная запись подрядчика ничем себя не проявляет, пока ею не воспользуются. Инвентаризация — единственный способ её найти.

Записи задним числом ломают доказательство. Если доступ открывается раньше, чем появляется запись, журнал перестаёт отвечать на вопрос, с какого дня человек мог входить в систему.

Бессрочность накапливается. Журнал без дат окончания только растёт: за пару лет в нём оказывается вдвое больше действующих разрешений, чем людей, которые реально работают удалённо.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Порядок ведения журнала удалённого доступа

—Правила учёта VPN-доступов — образец

—Как вести журнал разрешений на удалённую работу

—Регламент предоставления и отзыва удалённого доступа

—Порядок продления разрешения на удалённый доступ

—Учёт удалённого доступа по приказу ФСТЭК № 21

—Кто ведёт журнал учёта средств удалённого доступа

—Сверка учётных записей шлюза с журналом доступа

Три соседних документа легко перепутать, а спрашивают их по разным поводам. Журнал — это форма: кому, на каком устройстве и по какому каналу разрешён вход. Инструкция по управлению доступом — общий порядок предоставления прав в системе. Правила ведения — учётная дисциплина вокруг журнала удалёнки: срок записи, срок действия разрешения, порядок продления, сверка с настройками шлюза. Читатель у правил один — тот, кто журнал ведёт.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Пунктов немного, и каждый отвечает за конкретный способ разойтись с реальностью.

Кто ведёт журнал и кто замещает. Обычно администратор или ответственный за безопасность ПДн в ИСПДн. Заместитель нужен не для порядка: доступы открывают в том числе в отпускной период и по срочным поводам.

Запись предшествует настройке. Ключевое правило порядка: строка в журнале появляется до фактического открытия доступа, а не после. Обратный порядок означает, что какое-то время доступ существует вне учёта, и именно эти записи потом теряются насовсем.

Обязательный срок действия разрешения. У каждой строки дата окончания. Для штатной удалённой работы — привязка к периоду, для подрядчика — к сроку договора, для разового случая — к конкретной дате.

Порядок продления. Продление оформляется как решение, а не как умолчание: инициатор подтверждает, что необходимость сохраняется, ответственный за безопасность согласует, в журнал вносится новая дата окончания.

Условие закрытия строки. Строка закрывается отметкой о фактическом отключении доступа в системе с датой и исполнителем, а не резолюцией «доступ отозвать». Заявка на отзыв — это ещё не отзыв.

Сверка от настроек к журналу. Не реже раза в квартал выгружается перечень учётных записей и правил на шлюзе, и по каждой позиции ищется строка в журнале. Позиции без строки разбираются поимённо и либо получают основание, либо отключаются. Это главный пункт документа.

Основания для внеочередного пересмотра. Увольнение, перевод в другое подразделение, замена устройства, подозрение на компрометацию, окончание договора с подрядчиком. По каждому — срок реакции в часах.

Исправления и хранение. Уточнение только новой записью со ссылкой на предыдущую; затирание запрещено. Срок хранения задаётся с запасом: журнал доказывает, кому и в какой период вход в систему был разрешён.

05 Правовая база

Требования законодательства

ч. 2 ст. 19 152-ФЗмеры защиты, включая управление доступом и его контроль

приказ ФСТЭК № 21группа УПД: регламентация и контроль удалённого доступа к информационной системе

ПП РФ № 1119уровень защищённости задаёт состав обязательных мер

ст. 312.1 ТК РФдистанционная работа: основание для постоянного удалённого доступа оформляется трудовым договором или соглашением

ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗуведомление регулятора идёт с момента ВЫЯВЛЕНИЯ инцидента

ч. 12 ст. 13.11 КоАПутечка 1 000–10 000 субъектов: ЮЛ 3–5 млн ₽

В приказе ФСТЭК мера сформулирована через два слова — регламентация И контроль. Журнал закрывает первое: он показывает, что доступ кем-то разрешён. Контроль — это вторая половина меры, и выполняется она ровно одним действием: периодическим сравнением фактических настроек с журналом. Документа, который предписывал бы конкретную периодичность такой сверки, в законодательстве нет — её задаёте вы сами, и разумный ориентир здесь квартал.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Правила стыкуются с журналом, с общим порядком управления доступом и с кадровыми событиями.

Журнал — объект правил. Журнал задаёт, что именно разрешается, правила — сроки записей, срок жизни разрешения и порядок сверки.

Управление доступом — общая рамка. Инструкция описывает предоставление прав внутри системы; удалённый доступ добавляет к этому внешний канал и потому учитывается отдельно.

Матрица доступа отвечает на вопрос «а что ему видно снаружи». Матрица показывает объём прав роли: удалённое подключение не должно расширять их молча — это частая находка при сверке.

Внутренний контроль даёт сверке дату. Квартальная инвентаризация удобно ставится в план внутреннего контроля: так у неё появляются срок и ответственный, а не только благое намерение.

07 Проверка

Что спросит проверяющий

Проверка этого документа почти всегда идёт вместе с осмотром реальных настроек.

Есть ли у разрешений срок окончания. Первый вопрос. Журнал, где все строки открыты бессрочно, показывает не разрешения, а историю подключений.

Совпадает ли журнал с настройками шлюза. Просят выгрузку учётных записей удалённого доступа и сверяют с журналом. Каждая запись, которой нет в журнале, требует объяснения на месте.

Что происходило при последних увольнениях. Берут уволившихся удалённых работников за квартал и смотрят дату закрытия строки и дату фактического отключения. Расхождение между ними — типичная находка.

Как оформляются продления. Смотрят, есть ли решение о продлении или дата просто переписана. Молчаливое продление означает, что необходимость доступа никто не пересматривал.

Кто вносит записи и когда. Сравнивают дату записи с датой открытия доступа в системе. Записи, сделанные позже настройки, показывают фактический порядок работы, а не тот, что описан в правилах.

08 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Почти в каждой организации, где мы смотрим этот участок, проверка удалённого доступа устроена одинаково и одинаково бесполезно: берут журнал и проверяют, что за каждой строкой стоит заявка и виза руководителя. Всё сходится, отчёт зелёный. Проблема в том, что такая проверка способна найти ровно одну вещь — заявку, которую не исполнили. То есть доступ, которого нет. А ищем мы обратное: доступ, который есть, но которого не должно быть. Он в журнале не значится, и никакая проверка журнала его не покажет.

Поэтому мы всегда настаиваем на том, чтобы направление сверки было записано в правилах явно: выгрузка учётных записей и правил со шлюза сравнивается с журналом, а не журнал со шлюзом. Первый же такой прогон обычно даёт от пяти до двадцати записей без основания — открытых во время аварии, заведённых подрядчику на два дня, сделанных для проверки нового канала. Каждая из них работает столько же, сколько легитимные, и охраняется ровно никак, потому что о ней никто не помнит.

И про срок действия разрешения. Мы советуем ставить дату окончания даже там, где удалённая работа постоянная и никаких сомнений в ней нет. Причина не в недоверии к работнику: дата окончания — это единственный механизм, который заставляет кого-то раз в период посмотреть на строку и задать вопрос, нужен ли ещё этот доступ и с того ли устройства человек работает. Без такой даты пересмотра не происходит никогда, и объём разрешённого удалённого доступа в организации может только расти.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Запишите правило «сначала запись, потом настройка» и поставьте срок в часах. Введите обязательную дату окончания у каждого разрешения и порядок продления как отдельное решение, а не переписывание даты. Опишите закрытие строки через отметку о фактическом отключении с исполнителем — заявка на отзыв закрытием не считается. Главное: пропишите ежеквартальную сверку от настроек шлюза к журналу и назовите того, кто её проводит. И добавьте перечень событий для внеочередного пересмотра — увольнение, перевод, замена устройства, окончание договора с подрядчиком.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

09 Частые вопросы

Частые вопросы

Чем правила ведения отличаются от самого журнала удалённого доступа?

Журнал — форма: кому, с какого устройства и по какому каналу разрешён вход. Правила — дисциплина вокруг этой формы: в какой срок вносится запись, сколько действует разрешение, как оно продлевается, при каком условии строка закрывается и как журнал сверяется с фактическими настройками.

Зачем разрешению срок окончания, если сотрудник работает удалённо постоянно?

Дата окончания — не ограничение для работника, а повод для пересмотра. Она заставляет раз в период проверить, сохранилась ли необходимость и с того ли устройства человек подключается. Без неё разрешения только накапливаются.

В какую сторону сверять журнал и настройки?

От настроек к журналу. Выгружается перечень учётных записей и правил удалённого доступа, и по каждой позиции ищется строка-основание. Обратная сверка находит только неисполненные заявки и пропускает лишние доступы.

Как часто проводить сверку?

Конкретной периодичности законодательство не устанавливает — её задаёт сама организация. Практический ориентир — раз в квартал, с оформлением результата и разбором каждой записи, у которой основания не нашлось.

Что делать с доступом, который нашёлся при сверке и не значится в журнале?

Разбирать поимённо: установить, кто и когда его открыл и для чего. Дальше либо оформить основание и внести в журнал, либо отключить. Оставлять «до выяснения» нельзя — это и есть та дверь, о которой организация не знает.

Когда закрывать доступ увольняющемуся удалённому работнику?

В последний рабочий день, срок в правилах формулируется в часах. Удалённый работник не приходит сдавать пропуск, поэтому естественного напоминания об отзыве доступа не возникает — его роль и выполняет пункт правил.

Считается ли строка закрытой после резолюции «доступ отозвать»?

Нет. Строка закрывается отметкой о фактическом отключении в системе с датой и исполнителем. Резолюция — это поручение, а доступ до его выполнения продолжает работать.

Связанные документы

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступаЖурналы учёта Инструкция по управлению доступом к ИСПДнИнструкции и регламенты Матрица доступа пользователей к информационной системеПеречни, матрицы, схемы

Все документы комплекта

Правила ведения журнала удалённого доступа — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66