Правила формирования и ведения журнала запросов Роскомнадзора

Внутренний порядок: кто регистрирует запрос регулятора, какая дата считается датой получения, как считается крайний срок ответа и как строка закрывается.

Журнал отвечает на вопрос «что было», правила — на вопрос «с какого дня пошёл срок». Второй вопрос дороже: от ответа на него зависит, уложилась организация в десять рабочих дней или нет.

Статусрекомендуемый; парный документ к журналу запросов Основаниеч. 4 ст. 20 152-ФЗ Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации (приказом) Периодичностьпересмотр при смене каналов поступления корреспонденции Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Закон даёт оператору десять рабочих дней на ответ и отсчитывает их от даты получения запроса. Слово «получение» выглядит однозначным ровно до того момента, пока в организации не появляется больше одного канала входящей корреспонденции.

Письмо может прийти заказным отправлением в канцелярию, электронным документом на адрес из реестра, через личный кабинет на портале, наконец, быть вручённым под подпись. У каждого канала своя дата и своё подтверждение, и правила нужны ровно для того, чтобы заранее решить, какая из этих дат попадает в журнал — а не решать это задним числом, когда срок уже под вопросом.

Вторая задача правил — назначить регистратора. Не того, кто будет отвечать по существу, а того, кто обязан внести запись в день поступления, ещё не понимая содержания. Эти две роли путают постоянно, и от их разделения зависит, потеряет организация первые дни срока или нет.

Сам журнал запросов регулятора — отдельная позиция комплекта. Правила его не заменяют: журнал фиксирует, правила определяют, что именно считать фактом, датой и закрытием строки.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Своего состава у правил нет — за отсутствие внутреннего порядка не штрафуют. Наказывается пропущенный срок ответа, и разбор этого состава вместе с суммами стоит в парной карточке: журнал запросов Роскомнадзора. Здесь важно другое — как отсутствие правил превращает соблюдённый срок в нарушенный.

Механизм всегда один и тот же. Внутри организации срок считают от даты, которую видит исполнитель: от резолюции, от служебной записки, от дня, когда письмо переслали на почту юриста. Снаружи срок считают от даты, которая зафиксирована у отправителя: дата отправки, отметка о вручении, подтверждение доставки электронного документа. Разрыв между двумя датами составляет три-пять дней, и он целиком приходится на организацию.

Дата резолюции вместо даты поступления. Самая частая ошибка: канцелярия регистрирует не приход письма, а момент, когда его отписали исполнителю.

Электронный канал никто не смотрит. Адрес указан в реестре операторов, письмо доставлено, а ящик проверяют раз в неделю. Срок при этом идёт.

Незакрытая строка без владельца. Исполнитель уволился или ушёл в отпуск, запрос остался — и обнаруживается уже вместе с предписанием.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Правила ведения журнала запросов Роскомнадзора образец

—Порядок регистрации запросов надзорного органа

—Как считать срок ответа на запрос Роскомнадзора

—С какой даты идут десять рабочих дней на ответ

—Кто регистрирует входящие запросы в организации

—Регламент работы с запросами уполномоченного органа

—Порядок продления срока ответа регулятору

—Инструкция по ведению журнала входящих запросов

Формулировка «правила ведения журнала» звучит как описание граф, но спрашивают обычно другое: с какого дня считать срок и кто отвечает, если исполнителя нет на месте. Документ, отвечающий только на первое, бесполезен.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Правила пишутся не про журнал, а про сроки: каждый пункт должен что-то делать со счётом дней.

Что считается датой получения. По каждому каналу отдельно: бумажное письмо — дата поступления в организацию, электронный документ — дата доставки в ящик или личный кабинет, вручение — дата подписи. Формулировка «дата регистрации» не годится: регистрация может опоздать, получение — нет.

Кто регистрирует и в какой срок. Должность, а не отдел, и жёсткое требование: запись вносится в день поступления, до рассмотрения по существу.

Как считается крайняя дата. Десять рабочих дней с даты получения, с указанием, что выходные и праздники не считаются, а результат записывается в журнал сразу.

Кто назначает исполнителя. И в какой срок — иначе запрос зависает между регистрацией и работой.

Порядок продления. Кто принимает решение, кто готовит мотивированное уведомление и за сколько дней до истечения срока оно отправляется. Не «при необходимости», а конкретный день.

Замещение. Кто ведёт запрос, если исполнитель в отпуске, болеет или уволился. Строка не может остаться без фамилии.

Чем подтверждается отправка ответа. Какие доказательства сохраняются и где.

Когда строка считается закрытой. Только после отправки ответа и подшивки подтверждения; ответ без подтверждения строку не закрывает.

Что делать с предписанием. Отдельная строка, отдельный срок исполнения и отдельный контроль.

05 Правовая база

Требования законодательства

ч. 4 ст. 20 152-ФЗдесять рабочих дней с даты получения запроса

ч. 4 ст. 20 152-ФЗпродление не более чем на пять рабочих дней по мотивированному уведомлению с причинами

ст. 23 152-ФЗполномочия уполномоченного органа запрашивать информацию

ст. 165.1 ГК РФсообщение считается доставленным и тогда, когда адресат его не прочитал по зависящим от него причинам

ч. 7 ст. 22 152-ФЗадрес оператора в реестре — тот, по которому приходят запросы

Статья 165.1 Гражданского кодекса — то, о чём в спорах вспоминают последними. Сообщение считается доставленным, если оно поступило адресату, но не было им прочитано по обстоятельствам, зависящим от него самого. Непроверенный почтовый ящик, письмо, пролежавшее на почте до возврата, уволившийся получатель — всё это обстоятельства организации, и срок они не останавливают.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Правила стоят между входящей корреспонденцией и ответственным за обработку: они описывают путь запроса от двери до подписи под ответом.

Журнал — то, чем эти правила управляют. Журнал запросов Роскомнадзора хранит записи, правила определяют, какая дата в них попадает и когда строка закрывается.

Обращения субъектов — соседняя процедура. Правила ведения журнала обращений субъектов устроены похоже, но адресат другой: там человек, здесь государственный орган, и последствия молчания различаются принципиально.

Ответы субъектам — общий счётчик дней. Правила рассмотрения запросов субъектов работают с тем же сроком в десять рабочих дней, и удобно, когда способ счёта в обоих документах описан одинаково.

Ответственный за организацию обработки — исполнитель по умолчанию. Именно он готовит ответ, поэтому правила должны совпадать с его инструкцией по части полномочий и подписи.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Правила переписывают не по календарю, а тогда, когда меняется путь письма или человек в конце этого пути.

Сменился адрес в реестре операторов

Запросы пойдут на новый адрес: проверяется, кто его читает и как быстро запись попадает в журнал.

Появился электронный канал

В правила добавляется, что считать датой доставки и кто ежедневно проверяет ящик или личный кабинет.

Сменился ответственный за организацию обработки

Переназначается исполнитель по умолчанию и подписант ответа; незакрытые строки передаются поимённо.

Изменился порядок делопроизводства

Новая система регистрации входящих не должна отменять требование фиксировать дату поступления, а не дату резолюции.

Пропущен срок хотя бы один раз

Разбирается не человек, а место разрыва: где письмо задержалось между дверью и журналом.

Поступило предписание

Проверяется, описан ли в правилах отдельный контроль срока его исполнения — этот срок жёстче и дороже.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Правила смотрят не сами по себе, а как объяснение того, что видно в журнале: сходятся даты или нет.

Что у вас считается датой получения. Ответ сверяется с первичными документами: конвертом, уведомлением о вручении, отметкой о доставке.

Кто регистрирует запрос. Ждут должность и срок регистрации, а не описание маршрута согласований.

Как считаете десять рабочих дней. Проверяется на конкретном запросе, по календарю.

Кто ведёт запрос в отсутствие исполнителя. Отпуск и увольнение срок не приостанавливают.

Как оформлялось продление. Смотрят дату отправки мотивированного уведомления относительно исходного срока.

Совпадают ли правила с фактической практикой. Расхождение между написанным порядком и журналом хуже, чем отсутствие порядка.

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Когда мы спрашиваем на аудите, с какого дня в организации считают срок ответа регулятору, почти всегда получаем правильный ответ: с даты получения. А потом открываем журнал и видим, что в графе стоит дата резолюции. Это не жульничество и даже не небрежность — просто канцелярия регистрирует то, что видит: документ появился у неё в работе тогда-то. Разрыв в три-четыре дня возникает сам собой и внутри организации совершенно незаметен. Заметен он снаружи: у отправителя есть и дата отправки, и подтверждение вручения.

Поэтому мы советуем писать в правилах не общую фразу про своевременную регистрацию, а таблицу каналов: заказное письмо — дата поступления в организацию, электронный документ — дата доставки, портал — дата размещения в личном кабинете, вручение — дата подписи. Четыре строки, которые снимают весь спор. И отдельно оговаривать, что непрочитанное письмо считается доставленным: это не наша выдумка, а общее правило гражданского законодательства о юридически значимых сообщениях, и оно применяется независимо от того, знали вы о нём или нет.

Второе, чего почти нигде нет, — правило замещения. Строка журнала не может существовать без фамилии. Отпуск исполнителя, больничный, увольнение — всё это обстоятельства организации, и срок они не двигают. Достаточно одного пункта: при отсутствии исполнителя свыше двух рабочих дней ответственный за организацию обработки назначает замену и вносит её в журнал. Такой пункт стоит одну строку, а закрывает самый частый сценарий пропуска.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Опишите дату получения по каждому каналу отдельно и запретите использовать дату резолюции. Обяжите регистрировать запрос в день поступления, до рассмотрения по существу. Заставьте вписывать крайнюю дату ответа сразу при регистрации. Введите правило замещения и правило продления с конкретным днём отправки мотивированного уведомления, а не формулировкой «при необходимости». И считайте строку закрытой только после того, как подшито подтверждение отправки ответа.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

Чем правила отличаются от самого журнала?

Журнал — это записи, правила — порядок их появления: кто регистрирует, какая дата считается датой получения и когда строка закрывается.

С какой даты считается срок ответа?

С даты получения запроса организацией. Дата резолюции руководителя и дата передачи исполнителю на срок не влияют.

А если письмо пришло, но его никто не открыл?

Срок всё равно идёт. Юридически значимое сообщение считается доставленным, если не было получено по обстоятельствам, зависящим от самого адресата.

Кто должен регистрировать запрос?

Тот, кто получает входящую корреспонденцию, — в день поступления и до разбора по существу. Исполнитель назначается уже после регистрации.

Как правильно оформить продление срока?

Мотивированным уведомлением с указанием причин, отправленным до истечения десяти рабочих дней. Продление возможно не более чем на пять рабочих дней.

Что делать, если исполнитель в отпуске?

Назначать замену и вносить её в журнал. Отсутствие человека не приостанавливает течение срока.

Нужно ли утверждать правила приказом?

Да, иначе они остаются рекомендацией. Приказ заодно закрепляет должности регистратора и лица, принимающего решение о продлении.

Можно ли объединить с правилами по обращениям субъектов?

Можно, если чётко разделены адресаты и последствия. Но чаще удобнее два документа: у запроса регулятора другой порядок ответа и другая цена молчания.

Связанные документы

Журнал запросов РоскомнадзораЖурналы учёта Правила формирования и ведения журнала обращений субъектов ПДнЖурналы учёта Правила рассмотрения запросов субъектов ПДн или их представителейОрганизационные документы

Все документы комплекта

Правила ведения журнала запросов — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66