Инструкция пользователя информационных систем персональных данных

Документ, который описывает поведение работника внутри информационной системы: как входить, что делать с паролем и экраном, куда можно и куда нельзя выгружать данные, как сообщать о подозрительном и что происходит при увольнении.

Права заканчиваются — поведение начинается. Матрица доступа отвечает на вопрос, что человеку разрешено. Эта инструкция — на вопрос, как он этим пользуется, и именно здесь возникает большая часть утечек.

Статусобязательный как мера защиты Основаниест. 19 152-ФЗ, ПП 1119, приказ ФСТЭК № 21 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации (приказом) Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Матрица доступа и приказ решают, кому что разрешено. На этом их работа заканчивается: дальше человек с законными правами открывает систему и делает то, что считает нужным. Выгрузить отчёт, переслать файл подрядчику, скинуть таблицу себе на почту, чтобы доработать дома, — все эти действия совершаются штатными правами и не выглядят как нарушение.

Инструкция пользователя существует, чтобы назвать границу поведения там, где технические ограничения её не проводят. Она отвечает на вопросы, которые работник задаёт себе каждый день и решает по-своему, если ответа нет.

Второе назначение — дисциплинарное. Пока правило не записано и работник с ним не ознакомлен под подпись, взыскание за его нарушение не применить: нарушать нечего. Инструкция превращает здравый смысл в обязанность, а обязанность — в основание.

Содержание пересекается с памяткой работника, но назначение разное: памятку читают, чтобы понять, инструкцию подписывают, чтобы отвечать. В комплекте нужны обе — короткая для запоминания и полная для ознакомления.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Отдельного штрафа за отсутствие инструкции нет — есть штраф за её последствия. Пользователь, не знающий границ, работает с полной клиентской базой и одним действием выносит её целиком.

ч. 12 ст. 13.11 КоАП РФ — утечка данных 1 000–10 000 субъектов

Юридическое лицо3 000 000 – 5 000 000 ₽

Должностное лицо200 000 – 400 000 ₽

Граждане100 000 – 200 000 ₽

Обратите внимание на разрыв масштабов: доступ выдаётся человеку для работы с десятком карточек в день, а техническая возможность выгрузки ограничена размером базы. Между «сколько нужно» и «сколько доступно» лежит вся разница между инцидентом на одного субъекта и штрафом по числу субъектов в системе.

Без ознакомления под подпись взыскание не устоит. Работник не обязан соблюдать документ, о котором ему не сообщили: спор с ним организация проиграет и останется с инцидентом и без виновного.

Инструкция про систему, а не про действия, не работает. Текст вида «пользователь обязан соблюдать требования настоящей инструкции» не отвечает ни на один реальный вопрос и не помогает ни работнику, ни проверяющему.

Доступ переживает работника. Если в инструкции не описан порядок при увольнении и переводе, учётная запись остаётся активной — иногда годами.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Инструкция пользователя ИСПДн образец

—Инструкция пользователя информационной системы персональных данных

—Правила работы пользователя с персональными данными

—Инструкция по работе в информационной системе ПДн

—Обязанности пользователя ИСПДн

—Инструкция пользователя по 152-ФЗ

—Правила поведения работника в информационной системе

—Инструкция оператора информационной системы ПДн

Не путать с инструкцией администратора и с инструкцией ответственного за безопасность: те описывают настройку и контроль системы, эта — действия рядового работника. Один и тот же документ на две роли не пишут: администратору нужны процедуры, пользователю — запреты и порядок действий.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Критерий полноты простой: работник должен найти в тексте ответ на вопрос, который у него реально возникает. Не «соблюдать законодательство», а можно ли переслать файл на личную почту.

Кто такой пользователь. Работник, допущенный к системе приказом и включённый в матрицу доступа. Одной фразой — чтобы документ не выглядел адресованным всем сразу.

Вход и завершение работы. Личная учётная запись, запрет работать под чужой, блокировка экрана при уходе с рабочего места, выход из системы в конце дня. Это самые нарушаемые пункты и самые дешёвые в исполнении.

Обращение с паролем. Не сообщать никому, включая руководителя и службу поддержки, не записывать на бумаге у монитора, менять при подозрении. Отдельно — смена первичного пароля при первом входе.

Что запрещено делать с данными. Выгружать без служебной необходимости, пересылать на личную почту и в мессенджеры, копировать на личные носители, фотографировать экран, обсуждать содержимое вне работы.

Разрешённые каналы передачи. Не только запреты, но и как можно: корпоративная почта, защищённый обмен, служебный носитель из журнала учёта. Без этой части люди изобретают обходные пути.

Рабочее место. Экран вне зоны обзора посетителей, документы не на столе в конце дня, посторонний в кабинете — повод прекратить работу.

Порядок сообщения об инциденте. Кому, как быстро, по какому телефону. С прямым указанием, что за сообщение не наказывают.

Действия при увольнении и переводе. Сдача носителей, прекращение доступа, запрет уносить копии — включая «свои» наработки с данными клиентов.

Ответственность и строка об ознакомлении. Ссылка на дисциплинарную ответственность и лист ознакомления с датой и подписью.

05 Правовая база

Требования законодательства

ст. 19 152-ФЗорганизационные и технические меры защиты данных

ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗознакомление работников с требованиями к защите ПДн

ПП РФ № 1119требования к защите данных по уровням защищённости

приказ ФСТЭК № 21меры УПД, ЗНИ, ИАФ — управление доступом и носителями

ст. 68 ТК РФознакомление с локальными актами под подпись при приёме

ст. 21 ТК РФобязанность работника соблюдать локальные акты

ст. 192 ТК РФдисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей

ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗуведомление об инциденте в 24 часа

Прямого требования «оператор обязан утвердить инструкцию пользователя» в законе нет — есть обязанность принимать меры и знакомить работников. Инструкция является способом выполнить обе сразу, поэтому её отсутствие на проверке трактуют не как отсутствие бумаги, а как недоказанность принятых мер.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Инструкция стоит ровно на границе между правами и поведением: слева документы, которые выдают доступ, справа — те, что фиксируют происходящее.

Матрица доступа — что человеку разрешено. Матрица доступа задаёт объём прав, инструкция описывает поведение внутри него. Разные вопросы, разные документы.

Управление доступом — как права выдаются. Инструкция по управлению доступом адресована администратору и ответственному, эта — пользователю.

Машинные носители — куда можно копировать. Инструкция по защите машинных носителей объясняет режим служебных флешек, на который инструкция пользователя ссылается запретом на личные.

Реагирование — что делать при подозрении. Регламент реагирования описывает процедуру целиком, пользователю из неё нужен один шаг: кому и как быстро сообщить.

Обучение — где инструкцию разбирают. Приказ об обучении обеспечивает, что текст не остаётся подписанным и непрочитанным.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Инструкция устаревает не от изменений закона, а от изменений в том, как люди работают. Появился новый канал общения — появился и новый способ вынести данные.

Появилась новая система или модуль

Работник получил доступ к тому, чего в инструкции нет. Дополняется описанием разрешённых и запрещённых действий в новой системе.

Перешли на удалённую работу

Домашний компьютер, семейный принтер, чужой Wi-Fi, дети рядом с экраном — отдельный раздел, без которого инструкция описывает несуществующий офис.

Разрешили новый канал переписки

Мессенджер для связи с клиентами — либо он попадает в разрешённые каналы с условиями, либо остаётся под запретом. Умолчание работает как разрешение.

Инцидент из-за действий пользователя

Сценарий, который сработал, описывается в инструкции прямо — так, чтобы следующий работник узнал его до, а не после.

Изменился порядок увольнения

Новая процедура передачи дел — синхронизируется с пунктом о прекращении доступа, иначе учётные записи копятся.

Сменился ответственный или его телефон

Пункт о сообщении об инциденте с неверным контактом хуже, чем его отсутствие: человек звонит и не дозванивается.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Проверяется не наличие инструкции, а совпадение текста с тем, как в организации работают на самом деле. Расхождение видно за несколько минут.

Все ли ознакомлены под подпись. Лист ознакомления с датами, включая принятых недавно. Подпись задним числом видна по несовпадению с приказом о приёме.

Совпадает ли список пользователей. Ознакомленные сверяются с матрицей доступа: человек с правами и без подписи — типовая находка.

Написана ли инструкция про действия. Проверяющий ищет конкретику: можно ли на личную почту, можно ли на флешку, что делать при уходе с места.

Знают ли работники содержание. Вопрос рядовому сотруднику, что он сделает с подозрительным письмом. Ответ сравнивается с текстом.

Есть ли пункт про увольнение. И работает ли он: список активных учётных записей против списка действующих работников.

Соответствует ли реальности. Запрет на мессенджеры в инструкции и рабочий чат с выгрузками — худшее сочетание из возможных: документ доказывает, что нарушение было осознанным.

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

При разборе инцидентов мы почти никогда не видим взлома прав. Видим человека, который сделал ровно то, что ему было разрешено технически: выгрузил отчёт, потому что так удобнее считать; отправил файл на личную почту, потому что вечером хотел доработать; передал таблицу коллеге через мессенджер, потому что почта тормозила. Ни одно из этих действий не требует обходить защиту. Именно поэтому инструкция пользователя — не формальность рядом с матрицей доступа, а вторая половина той же задачи: права ограничивают возможности, инструкция ограничивает поведение внутри оставшихся.

Главная ошибка в текстах, которые к нам приносят, — они написаны про систему, а не про действия. «Пользователь обязан соблюдать установленный режим обработки информации» — из этой фразы работник не может понять ничего, а спрашивает он всегда конкретное: можно ли переслать файл, можно ли распечатать, можно ли открыть базу дома. Инструкция, которая не отвечает на эти вопросы, оставляет решение за работником — и он принимает его в пользу удобства.

И третье, что советуем не пропускать: пишите не только запреты, но и разрешённый способ. Запрет без альтернативы порождает обходные пути, причём скрытые: человеку всё равно нужно передать файл, и если корпоративного канала нет или он неудобен, файл уйдёт тем путём, о котором никто не узнает. Пара строк о том, как передавать правильно, снимает больше рисков, чем страница запретов.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Пишите инструкцию действиями, а не отсылками: короткие пункты «что делать» и «чего не делать» в формулировках, которые работник узнаёт в своей ежедневной работе. Обязательно включайте разрешённые каналы передачи, а не только запреты. Оформляйте ознакомление под подпись при приёме — без этого дисциплинарная ответственность не наступает. И синхронизируйте список ознакомленных с матрицей доступа: расхождение между ними — первая находка любой проверки.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

Чем инструкция пользователя отличается от памятки работника?

Назначением. Памятка — одна страница, её читают и запоминают. Инструкция — полный документ, под который расписываются и по которому наступает дисциплинарная ответственность. В комплекте нужны обе.

Нужна ли инструкция, если в организации пять человек?

Да, и она даже полезнее: в малых организациях доступ обычно у всех ко всему, а технических ограничений почти нет. Поведение остаётся единственной защитой.

Кого знакомить с инструкцией?

Всех, кто включён в матрицу доступа к системе. Список ознакомленных должен совпадать со списком пользователей — расхождение находят на проверке первым.

Можно ли ознакомить по электронной почте?

Для дисциплинарных последствий надёжнее подпись на листе ознакомления. Электронное ознакомление допустимо, если система фиксирует факт и дату и это закреплено локальным актом.

Что делать, если работник отказывается подписывать?

Составляется акт об отказе от ознакомления в присутствии двух работников. Обязанность соблюдать локальный акт при этом не исчезает.

Нужно ли включать в инструкцию требования к паролю?

Краткое правило — да: не сообщать, не записывать, сменить первичный при первом входе. Технические требования к сложности и сроку живут в инструкции по идентификации и аутентификации, чтобы не дублировать их в двух документах.

Как быть с удалённой работой?

Отдельным разделом: рабочее место дома, запрет на личные устройства без согласования, экран вне обзора членов семьи, порядок подключения. Инструкция, описывающая только офис, для удалёнки просто не существует.

Обязательно ли утверждать инструкцию приказом?

Приказ — самый чистый вариант: он даёт дату введения в действие и отменяет прежнюю редакцию. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя тоже допустим.

Связанные документы

Инструкция по управлению доступом к ИСПДнИнструкции и регламенты Матрица доступа пользователей к информационной системеПеречни, матрицы, схемы Памятка работника по защите персональных данных (краткая)Инструкции и регламенты

Все документы комплекта

Инструкция пользователя ИСПДн — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66