Перечень персональных данных, обрабатываемых без средств автоматизации

Список персональных данных, которые организация обрабатывает на бумаге и в других материальных носителях: кадровые дела, договоры, журналы, картотеки, копии документов. Отдельный документ, потому что у бумажной обработки свои правила.

Про бумагу забывают почти всегда: комплект строят вокруг информационных систем, а шкаф с кадровыми делами в него не попадает. При этом требования к бумажной обработке установлены отдельным постановлением Правительства.

Статусобязательный при бумажной обработке ОснованиеПП РФ № 687, ч. 5 ст. 5 152-ФЗ Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель приказом Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Комплект документов по 152-ФЗ почти всегда строят вокруг информационных систем: программы, базы, серверы, уровни защищённости. А половина персональных данных в обычной организации живёт на бумаге — в кадровых делах, в подписанных договорах, в журналах на проходной, в копиях документов, приложенных к заявлениям. Этот перечень существует, чтобы бумага перестала быть слепой зоной.

Правила для неё отдельные и установлены постановлением Правительства № 687. Смысл их в том, что бумажную обработку нельзя защитить техническими средствами: у папки нет пароля и журнала доступа. Поэтому требования смещены в организацию — обособить персональные данные от прочей информации, знать, где именно они лежат, и ограничить круг людей, которые к ним подходят.

Практически перечень отвечает на три вопроса: какие категории данных обрабатываются без автоматизации, в каких документах и с какой целью. Из него потом вырастают остальные бумажные документы комплекта — места хранения, правила раздельного хранения, обязанности ответственного за носители.

Не путать с перечнем ПДн в ИСПДн: тот про данные в информационных системах. Один и тот же человек часто попадает в оба — в кадровой программе и в бумажном деле, — и это нормально: режимы обработки разные, документы тоже.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Отдельного состава за отсутствие перечня нет. Нарушение проявляется как обработка, которую организация не описала и не контролирует, — по общей норме.

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо150 000 – 300 000 ₽

Должностное лицо50 000 – 100 000 ₽

Граждане10 000 – 15 000 ₽

Проверка бумажной обработки — самая простая для проверяющего и самая неприятная для организации. Не нужны выгрузки и логи: достаточно попросить открыть шкаф. Копии паспортов в незапертом ящике, договоры с персональными данными в общей папке на столе, журнал посетителей в открытом доступе — всё это фиксируется за минуту и не требует экспертизы.

Избыточность на бумаге живёт дольше. Электронное поле можно удалить одной командой, а копия паспорта в деле лежит годами. Перечень показывает, какие копии вообще собираются, и обычно половина из них не обоснована целью.

Без перечня нет мест хранения. Постановление требует, чтобы по каждой категории данных можно было определить места хранения носителей. Не описав категории, невозможно описать и места.

Бумажная утечка — такая же утечка. Утрата папки или дела — это неправомерный доступ к персональным данным со всеми последствиями, включая уведомление Роскомнадзора в течение суток.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Перечень ПДн, обрабатываемых без использования средств автоматизации

—Перечень персональных данных на бумажных носителях

—Перечень ПДн при неавтоматизированной обработке

—Список документов с персональными данными

—Перечень бумажных носителей персональных данных

—Состав ПДн, обрабатываемых вручную

—Перечень ПДн по ПП 687

—Какие документы содержат персональные данные

Обработка без средств автоматизации — не «данные на бумаге», а более тонкое понятие. Это обработка при непосредственном участии человека, а не техники: сотрудник читает, сверяет, переписывает, подшивает. Один и тот же документ может быть и бумажным носителем, и сканом в системе — тогда он попадает в оба перечня, каждый по своим правилам.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Форма перечня не установлена. Ориентир — постановление № 687: по каждой категории данных должно быть возможно определить, где носители лежат и кто с ними работает.

Категория субъектов. Работники, кандидаты, клиенты, посетители, контрагенты — физические лица. Бумажные процессы обычно жёстко привязаны к категории: кадровые дела отдельно, договоры отдельно.

Состав данных построчно. Не «анкетные данные», а конкретно: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, СНИЛС, сведения о здоровье из справок, данные детей из заявлений на вычет.

Носители и документы. В чём именно данные зафиксированы: личное дело, трудовой договор, журнал учёта посетителей, картотека, копии документов, заявления. Это связка с перечнем материальных носителей.

Цель обработки. Своя для каждой категории. Цель здесь особенно важна: именно по различию целей постановление требует раздельного хранения.

Правовое основание. Трудовой кодекс для кадровых документов, договор, согласие. Формулировка «на основании 152-ФЗ» основанием не является.

Подразделение и ответственный. Кто обрабатывает: кадры, бухгалтерия, служба охраны, приёмная. Постановление требует, чтобы круг лиц с доступом был установлен, и начинается это здесь.

Место хранения — ссылкой. Достаточно отсылки к перечню мест хранения, чтобы не дублировать таблицу в двух документах.

Срок хранения и порядок уничтожения. Для бумаги это особенно существенно: у документов часто есть архивные сроки, которые длиннее сроков обработки персональных данных, и конфликт нужно разрешить явно.

05 Правовая база

Требования законодательства

ПП РФ № 687 от 15.09.2008особенности обработки без средств автоматизации

п. 13 ПП РФ № 687по каждой категории — места хранения и перечень лиц с доступом

п. 14 ПП РФ № 687раздельное хранение носителей при различных целях обработки

пп. 9–11 ПП РФ № 687раздельная обработка данных на одном носителе

ч. 4, ч. 5 ст. 5 152-ФЗсоответствие целям и недопустимость избыточности

ч. 7 ст. 5, ст. 21 152-ФЗуничтожение по достижении цели, сроки

ч. 1 ст. 13.11 КоАПсанкция за обработку вне описанных правил

Ключевая мысль постановления: персональные данные при бумажной обработке должны быть обособлены от иной информации — на отдельных носителях, в отдельных разделах или полях форм. Отсюда практическое требование, которое чаще всего нарушают: нельзя вести одну общую папку, где вперемешку лежат договоры, служебные записки и копии паспортов.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Перечень — вход в бумажный контур: из него растут места хранения, правила и обязанности.

Места хранения — следующий шаг. Перечень мест хранения отвечает на вопрос, где именно лежат описанные здесь носители. Постановление требует определить это по каждой категории данных.

Раздельное хранение — правило поверх перечня. Положение о раздельном хранении работает с целями из этого перечня: носители с разными целями хранятся отдельно.

Ответственный за носители — исполнитель. Инструкция ответственного описывает учёт, выдачу и проверку наличия того, что перечислено здесь.

Уничтожение — выход. Сроки из перечня приводят к акту об уничтожении: для бумаги это шредирование в присутствии комиссии.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Бумажные процессы меняются реже электронных, но незаметнее: новая форма заявления появляется без совещаний.

Появилась новая форма или журнал

Новое заявление, анкета, журнал учёта — в перечень добавляется строка. Постановление предъявляет к типовым формам отдельные требования, и проверить их нужно сразу.

Начали собирать копии документов

Копии паспортов, СНИЛС, свидетельств — самый частый источник избыточности. Каждая новая копия требует обоснования целью.

Изменился процесс подразделения

Кадры перешли на электронные дела, охрана отказалась от бумажного журнала — строки убираются, а данные уничтожаются или переносятся в электронный перечень.

Появились спецкатегории на бумаге

Медицинские справки, сведения о судимости, документы об инвалидности требуют отдельного основания и более строгого хранения.

Перевели документы в электронный вид

Сканирование не отменяет бумагу автоматически: оригиналы надо либо уничтожить с актом, либо оставить в перечне.

Ревизия на избыточность

Раз в год: по каждой строке проверяется, нужна ли ещё эта бумага. Обычно перечень после ревизии становится короче.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Бумажную обработку проверяют глазами и руками — это самая наглядная часть визита.

Просят открыть шкаф. И сравнивают содержимое с перечнем. Документ, который лежит в деле, но отсутствует в перечне, — обработка вне описанных правил.

Смотрят на обособление. Персональные данные должны быть отделены от прочей информации. Общая папка, где договоры лежат вместе со служебной перепиской и копиями паспортов, — прямое нарушение требований постановления.

Спрашивают про копии документов. Зачем копия паспорта, на каком основании, где обоснование целью. Это самая частая находка в бумажном контуре.

Проверяют круг лиц. Кто имеет доступ к шкафу и чем это ограничено. Ответ «все в отделе» означает, что перечень лиц не установлен.

Сверяют с типовыми формами. Анкеты и заявления, которые заполняют люди, проверяют на соответствие требованиям к типовым формам: указана ли цель, источник, срок обработки.

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Бумага — самая недооценённая часть комплекта. Организации вкладываются в защиту систем, пишут модели угроз, спорят про уровни защищённости, а рядом стоит незапертый шкаф с личными делами, и ключ висит на гвоздике. При проверке это первое, что видно, и объяснить сложнее всего: технические меры можно обсуждать, а открытый шкаф обсуждать нечем.

Второе наблюдение — про копии документов. В бумажном контуре избыточность достигает пика: копии паспортов, СНИЛС, свидетельств о браке, документов детей собираются «чтобы было», а потом лежат в деле десять лет. Электронное поле хотя бы заметно в структуре базы, а копию в папке не видит никто. Когда мы просим клиента перечислить, какие копии он собирает, список обычно вдвое длиннее ожидаемого, и половина позиций не имеет обоснования целью.

Третье, о чём предупреждаю всегда: сканирование не отменяет бумагу. Организация переводит дела в электронный вид, радуется и забывает про оригиналы, которые остались в архиве. Формально данные теперь обрабатываются двумя способами сразу, и оба нужно описать. Правильный путь — либо уничтожить оригиналы с актом, либо честно оставить их в перечне с местом хранения и сроком.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Составляйте перечень обходом подразделений, а не по памяти: спросите кадры, бухгалтерию, охрану и приёмную, какие бумаги с данными людей у них лежат. Отдельно выпишите все копии документов и по каждой ответьте, зачем она нужна — это самый быстрый способ сократить риски. Сразу фиксируйте цель по каждой строке: от различия целей зависит требование раздельного хранения. И проверьте типовые формы заявлений и анкет: у них свои требования, которые обычно никто не выполнял.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

Что считается обработкой без средств автоматизации?

Обработка при непосредственном участии человека: сотрудник сам читает, сверяет, переписывает, подшивает документы. Постановление Правительства № 687 устанавливает для такой обработки отдельные правила, потому что техническими средствами её не защитить.

Нужен ли отдельный перечень, если есть перечень ПДн в ИСПДн?

Да. Это разные режимы обработки и разные требования. Один и тот же человек обычно попадает в оба перечня — в кадровой программе и в бумажном деле, — и это нормально.

Что значит «обособить персональные данные от иной информации»?

Данные должны фиксироваться на отдельных носителях, в отдельных разделах или полях форм. На практике это запрет на общую папку, где вперемешку лежат договоры, служебные записки и копии паспортов.

Можно ли хранить кадровые и клиентские документы в одном шкафу?

Постановление требует раздельного хранения носителей, обработка которых осуществляется в различных целях. Кадровый учёт и работа с клиентами — разные цели, поэтому носители разделяют: разные шкафы, разные ящики, как минимум разные промаркированные дела.

Нужно ли включать в перечень копии паспортов?

Если они собираются — обязательно, и вместе с обоснованием цели. Как правило обоснования не находится: кадровому учёту нужны сведения из паспорта, а не его образ. Это самая частая находка в бумажном контуре.

Отменяет ли сканирование документов бумажный перечень?

Нет. Пока оригиналы существуют, данные обрабатываются двумя способами и оба должны быть описаны. Либо уничтожьте оригиналы с составлением акта, либо оставьте их в перечне с местом хранения и сроком.

Что делать, если архивный срок хранения документа дольше срока обработки данных?

Разрешить конфликт явно: документ хранится по архивным правилам, но доступ к нему ограничивается, а обработка данных в текущих процессах прекращается. Формулировку стоит закрепить в перечне, а не оставлять на усмотрение делопроизводителя.

Связанные документы

Перечень мест хранения материальных носителей ПДнПеречни, матрицы, схемы Положение о раздельном хранении категорий персональных данныхОрганизационные документы Перечень персональных данных, обрабатываемых в ИСПДнПеречни, матрицы, схемы

Все документы комплекта

Перечень ПДн без автоматизации — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66