Правила ведения журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

Документ, который делает учёт мобильных средств выполнимым: назначает того, кто ведёт записи на входе, задаёт минимальный состав сведений и описывает порядок для постоянных разрешений, разовых посетителей и подрядчиков.

У этих правил необычный читатель — не служба безопасности, а тот, кто стоит на входе. Всё, что не помещается на одну страницу простым языком, исполняться не будет.

Статусобязательный при режиме в помещениях с ИСПДн Основаниеч. 2 ст. 19 152-ФЗ, ПП РФ № 1119 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Правила ведения журнала учёта мобильных технических средств отличаются от всех остальных правил комплекта одним: их исполняет не служба безопасности. Записи в этот журнал вносит тот, кто стоит на входе, — охранник, дежурный, администратор приёмной. Человек, у которого нет ни отношения к информационной системе, ни обязанности разбираться в уровнях защищённости, ни времени читать пять страниц.

Из этого следует всё остальное. Документ должен помещаться на страницу, быть написан бытовым языком и лежать не в папке ОРД, а физически у поста. Если вместо этого правила рассказывают про контролируемую зону и меры защиты, происходит предсказуемое: смартфоны и ноутбуки проносят как проносили, а журнал заполняется по памяти перед проверкой — одним почерком и одной пастой за три месяца сразу.

Второе, что закрывают правила, — разделение трёх потоков. Постоянные разрешения работников, разовый пронос устройства посетителем и техника подрядчика, которая заезжает на неделю, учитываются по-разному. Без такого разделения на посту возникает единственно возможная реакция: записывать всех подряд или не записывать никого. На практике выбирают второе.

Что именно относится к мобильным средствам и почему их учитывают отдельно — в карточке журнала учёта мобильных технических средств, а режим прохода в сами помещения — в документе о порядке доступа в помещения с ИСПДн.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Отдельного наказания за неведение этого журнала законодательство не устанавливает, и мы предпочитаем говорить об этом прямо, а не подставлять чужой штраф. Риск здесь другой и он двухступенчатый.

Первое — режим, который существует только на бумаге. Приказ о контролируемой зоне подписан, порядок доступа утверждён, журнал заведён, а на входе не спрашивают ничего. Проверка это устанавливает за пять минут, сравнив записи в журнале с числом посетителей и подрядчиков по другим документам.

Второе — невозможность разобрать инцидент. Когда данные всплывают на стороне, первый вопрос — кто и с чем находился в помещении в тот день. Если журнал за квартал заполнен одним почерком, ответа нет, а версия «утечка изнутри» остаётся неопровергнутой.

Третье — цена последствия. Шкала штрафов за утечку персональных данных начинается с трёх миллионов рублей для организации и растёт по числу пострадавших субъектов, а повторная утечка наказывается уже оборотным штрафом. Эти составы разобраны в карточке самого журнала.

Своего штрафного состава у правил ведения нет, и это нормально: они обслуживают журнал, а он — режим в помещениях. Ценность документа не в защите от штрафа, а в том, что он единственный превращает подписанный режим в ежедневное действие на входе. Формулировки составов и суммы смотрите в карточке журнала учёта мобильных технических средств.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Порядок ведения журнала учёта мобильных устройств

—Правила учёта проноса смартфонов в помещения — образец

—Как вести журнал проноса телефонов и ноутбуков

—Регламент проноса личных устройств на территорию организации

—Порядок разрешения фотосъёмки в помещениях с ИСПДн

—Учёт техники подрядчиков на объекте

—Кто ведёт журнал учёта мобильных технических средств

—Что записывать на посту охраны при проносе устройства

Три документа рядом и вечно путаются. Порядок доступа в помещения отвечает на вопрос, кого пускать. Журнал учёта мобильных средств — что именно человек проносит с собой. Правила ведения — как эти записи делаются на входе: кто вносит, в какой момент, что писать про постоянные разрешения работников и что про технику подрядчика. Формулировки в правилах намеренно бытовые, потому что читает их тот, кто стоит на посту.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Правила короткие принципиально: всё, что не помещается на страницу, на посту не работает.

Кто вносит записи и кто отвечает за документ. Это разные люди: записи ведёт пост, за содержание и обучение отвечает ответственный за безопасность ПДн. При сменном графике называется должность, а не фамилия.

Момент внесения записи — вход, а не конец смены. Единственный пункт, ради которого всё пишется. Запись, сделанная по памяти вечером, теряет половину сведений, а сделанная в конце квартала — все.

Минимальный состав сведений. Дата, время входа и выхода, кто, от какой организации, тип устройства и его отличительный признак, помещение, основание разрешения. Больше граф — меньше заполненных.

Постоянные разрешения работников — отдельным списком. Служебные смартфоны и ноутбуки штатных работников вносятся в перечень, который поддерживается в актуальном виде и лежит у поста, а не разыскиваются на входе каждое утро.

Разовый пронос: кто разрешает и кто сопровождает. Названа должность, дающая разрешение, и правило сопровождения посетителя с устройством. Без этого решение принимает охранник, а он принимает его в пользу проходящего.

Техника подрядчика. Оформляется на срок работ со ссылкой на договор и с указанием сопровождающего от организации. Дата окончания обязательна.

Что делать при отказе и споре. Прямой пункт: пост не спорит и не принимает решение сам, а вызывает ответственного. Иначе конфликт с руководителем подразделения заканчивается тем, что журнал перестают вести совсем.

Выборочная проверка. Раз в квартал ответственный сравнивает записи с фактом: списком посетителей, пропусками, актами подрядчиков. Результат оформляется. Это единственный способ узнать, ведётся журнал или дорисовывается.

Хранение и срок. Журнал хранится у поста в период ведения и сдаётся ответственному по закрытии, срок хранения задаётся с запасом: он понадобится при разборе инцидента, а не в текущей работе.

05 Правовая база

Требования законодательства

ч. 2 ст. 19 152-ФЗмеры защиты, включая режим обеспечения безопасности помещений, где размещена информационная система

ПП РФ № 1119режим препятствует бесконтрольному проникновению и пребыванию посторонних в помещениях с ИСПДн

приказ ФСТЭК № 21группы ЗНИ и УПД: контроль внесения и выноса технических средств, ограничение доступа в помещения

ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗуведомление регулятора идёт с момента ВЫЯВЛЕНИЯ инцидента

Формы журнала и порядка его ведения в законодательстве нет — есть требование к режиму. Организация сама решает, чем этот режим подтверждается, и журнал с правилами ведения оказывается самым простым доказательством: он показывает, что режим существует не в приказе, а на входе. Отсюда и свобода в формате: главное не соответствие несуществующему образцу, а то, что записи делаются каждый день.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Правила замыкают на себя режимные документы и оживляют их на входе.

Журнал — объект правил. Журнал задаёт графы и предмет учёта, правила — момент внесения записи и порядок для работников, посетителей и подрядчиков.

Порядок доступа в помещения — соседний режим. Порядок отвечает на вопрос, кого пускать, эти правила — с чем. Оба документа работают на одном и том же посту, поэтому противоречий в них быть не должно.

Границы контролируемой зоны определяют территорию действия. Приказ показывает, где именно правила применяются: без очерченной зоны непонятно, на каком входе вести журнал.

Перечень помещений уточняет адреса. Перечень допущенных лиц помогает посту отличить постоянное разрешение от разового: человек из перечня проходит по списку, остальные — через сопровождение.

07 Проверка

Что спросит проверяющий

Этот документ проверяют не чтением, а сравнением записей с другими следами присутствия людей в помещениях.

Как выглядят записи за квартал. Первый взгляд на почерк и пасту. Однородные записи за три месяца — заполнение перед проверкой, и дальше журнал смотрят уже с этой поправкой.

Сходится ли журнал с подрядчиками. Берут акты выполненных работ за период и ищут соответствующие записи о заезде техники. Расхождение обычно больше, чем ожидают сами проверяемые.

Знает ли пост правила. Спрашивают дежурного, что он делает, если человек с ноутбуком идёт в серверную. Ответ «пропускаю, они все туда ходят» закрывает вопрос о режиме целиком.

Где лежит документ. Правила, которые хранятся у ответственного за безопасность, а не у поста, исполняться не могут — это устанавливается сразу.

Проводилась ли выборочная проверка. Просят результат последней. Её отсутствие означает, что достоверность журнала никто не измерял.

08 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Этот документ проваливается чаще остальных в комплекте, и причина у провала всегда одна и та же: его пишут не для того человека. Правила составляет специалист по информационной безопасности, привычно, со ссылками на приказ ФСТЭК и уровень защищённости, на четырёх страницах. Исполнять их должен дежурный на входе, у которого поток людей, телефон и своя инструкция по пожарной безопасности. Он открывает этот текст один раз, не находит там прямого ответа, что делать прямо сейчас с человеком в дверях, и закрывает навсегда.

Мы советуем делать так. Сами правила утверждаются как положено, но выжимка — одна страница, крупным шрифтом, без единого термина — печатается и кладётся на пост: кого записываем, что записываем, у кого спрашиваем разрешение, кого зовём при споре. Проверить документ можно за минуту: дайте его прочитать человеку, далёкому от ИТ, и спросите, что он сделает, если подрядчик заносит ноутбук в серверную. Если ответ не появился сразу — переписывайте, дело не в исполнителе.

И отдельно про пункт, который обычно забывают, а он самый важный для выживания журнала: что делать при споре. На входе рано или поздно оказывается руководитель подразделения, который торопится и не намерен ничего диктовать в журнал. Если правила не дают дежурному прямого указания — не спорить и вызвать ответственного, — исход известен: человека пропускают, а через пару таких случаев журнал перестают вести вообще. Одна строка в документе снимает конфликт и сохраняет учёт.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Напишите правила на языке поста и сократите до страницы, а выжимку положите физически у входа. Ограничьте состав сведений минимумом — время, кто, от какой организации, устройство, помещение, основание. Постоянные разрешения работников вынесите в отдельный список, чтобы на входе не выяснялось каждое утро. Технику подрядчиков оформляйте на срок договора с датой окончания. Обязательно впишите правило поведения при споре: пост не решает, а вызывает ответственного. И раз в квартал сверяйте записи с актами подрядчиков — это единственная проверка, которая показывает, ведётся журнал или дорисовывается.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

09 Частые вопросы

Частые вопросы

Кто должен вести журнал учёта мобильных технических средств?

Записи вносит тот, кто находится на входе, — охрана, дежурный или администратор приёмной. За содержание правил, обучение поста и достоверность журнала отвечает ответственный за обеспечение безопасности ПДн. Это разные роли, и в документе их нужно разделить явно.

Нужно ли записывать личные телефоны всех работников?

Сплошная регистрация на входе неисполнима и потому не исполняется. Разумная практика — постоянные разрешения работников оформить отдельным списком, а в журнал вносить посетителей, подрядчиков и разовый пронос техники в помещения с ИСПДн.

В какой момент делать запись?

В момент прохода. Запись по итогам смены теряет часть сведений, а заполнение журнала перед проверкой видно сразу по одинаковому почерку и опознаётся проверяющим за минуту.

Как оформлять технику подрядчика?

На срок работ, со ссылкой на договор, с указанием сопровождающего от организации и обязательной датой окончания. Записи о заезде техники потом сверяются с актами выполненных работ — это самая результативная проверка по журналу.

Что делать, если человек отказывается вносить устройство в журнал?

Правила должны прямо освобождать пост от спора: не решать самому, а вызвать ответственного. Без такого пункта конфликт заканчивается проходом без записи, а после нескольких случаев — прекращением учёта.

Обязательна ли форма журнала по закону?

Формы журнала и порядка его ведения законодательство не устанавливает. Требование предъявляется к режиму в помещениях с информационной системой, а журнал — самый простой способ подтвердить, что режим соблюдается ежедневно.

Как проверить, что журнал ведётся по-настоящему?

Сравнить его с независимыми следами присутствия людей: актами подрядчиков, заявками на пропуска, записями о визитах. Выборочная проверка раз в квартал с оформленным результатом — минимально достаточная практика.

Связанные документы

Журнал учёта разрешённых мобильных технических средствЖурналы учёта Порядок доступа в помещения, в которых размещены ИСПДнИнструкции и регламенты Приказ об утверждении границ контролируемой зоны ИСПДнПриказы

Все документы комплекта

Правила ведения журнала мобильных средств — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66