Инструкция о порядке взаимодействия с Роскомнадзором
Внутренний порядок общения с регулятором: единая точка контакта, действия при звонке и выездном визите, полномочия на подпись, правила передачи документов.
Зачем нужен документ
Переписку с регулятором обычно представляют как обмен письмами, и для писем порядок худо-бедно есть. Но контакт начинается раньше и в другом месте: звонок в отдел кадров, вопрос по телефону в бухгалтерию, визит по адресу из реестра, обращение к администратору сайта через форму обратной связи.
В каждом из этих случаев работает правило, о котором внутри организации обычно не думают: регулятор общается не с сотрудником, а с оператором. Ответ кладовщика юридически ничем не отличается от ответа директора — это позиция организации. Разница только в том, что директор понимает, что говорит.
Отсюда назначение инструкции: она назначает единственную точку контакта и закрывает остальные. Не из закрытости — закрытость сама по себе наказуема, — а потому что случайно сказанное необратимо. Письмо можно уточнить следующим письмом, устное признание факта уточнить нельзя.
Чем грозит отсутствие
Отдельного штрафа за отсутствие инструкции нет. Есть два разнонаправленных риска, и инструкция нужна, чтобы не свалиться ни в один: сказать лишнее — или, наоборот, помешать регулятору работать.
Если действия организации привели к тому, что мероприятие невозможно провести или завершить, состав тот же, но по части второй: должностному лицу от 5 000 до 10 000 ₽, юридическому — от 20 000 до 50 000 ₽. На практике до этого доводит не злой умысел, а охрана, которой никто не объяснил, что делать с удостоверением на проходной.
Как ещё называют этот документ
Что должно быть в документе
Инструкция пишется для тех, кто с регулятором дела не имеет и иметь не собирается: секретарь, охрана, кадровик, администратор сайта. Значит, язык простой, а действия конкретные.
Требования законодательства
Как связан с другими документами
Инструкция описывает поведение людей, остальные документы — содержание того, что этим людям придётся показать.
Когда обновлять документ
Инструкцию пересматривают, когда меняется человек в точке контакта или появляется новая дверь, через которую можно войти.
Что спросит проверяющий
Инструкцию редко читают как документ — её проверяют поведением людей, которые попались первыми.
Разбор эксперта
Самый дорогой разговор с регулятором почти никогда не ведёт руководитель. Его ведёт человек, снявший трубку. Звонят обычно не с угрозами, а буднично: уточняем сведения по обращению гражданина, скажите, у вас данные где хранятся, а согласия вы как собираете. Сотрудник хочет помочь и помогает — подробно, доброжелательно и совершенно необратимо. Через две недели приходит запрос, в котором уже сформулировано то, что организация сама и рассказала, и опровергать это приходится собственными словами.
Поэтому первое правило инструкции звучит не «ничего не говорить», а «переадресовать». Разница принципиальная. Молчание и отказ — самостоятельный состав, за уклонение штрафуют отдельно, и на этом попадаются организации, решившие быть осторожными. Правильная формулировка одна и помещается на стикер у телефона: по вопросам персональных данных у нас отвечает такой-то, дайте контакт, он свяжется сегодня, письменный запрос просим направить на такой-то адрес. Вежливо, быстро, ничего по существу.
Второе, что мы советуем всегда, — опись. Любая передача документов оформляется перечнем с количеством листов, и второй экземпляр остаётся у организации. Это скучная бумага, которая один раз в жизни оказывается решающей: когда выясняется, что в материалах фигурирует редакция политики, которой вы не передавали, или что документа, который вы точно отдавали, там нет. Без описи это спор без предмета, с описью — вопрос на одну минуту.
Назначьте одну точку контакта и одного заместителя, а всем остальным дайте не запрет, а готовую фразу для переадресации. Требуйте письменный запрос по любому устному обращению. Фиксируйте каждый звонок в тот же день, даже если он показался пустым. Проверяйте полномочия пришедших и записывайте их данные. Передавайте документы только по описи. И отдельным пунктом опишите, что при утечке инструкция не работает: там свои двадцать четыре часа и свой канал.
Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об экспертеЧастые вопросы
Отказываться от общения нельзя — уклонение наказуемо. Но отвечать по существу устно не обязательно: корректно попросить направить запрос письменно.
Руководитель или лицо, действующее по доверенности. Подпись специалиста без полномочий делает ответ письмом частного лица.
При законном мероприятии — да, предварительно проверив удостоверение и документ-основание. Недопуск образует отдельный состав.
Зафиксировать разговор как можно точнее и сообщить ответственному в тот же день. Позиция уточняется письменно, но знать о разговоре нужно заранее.
Только по описи и в объёме требования. Всё, что запрашивается дополнительно, разумно оформлять письменным запросом.
Особенно нужна: там нет юриста, зато есть один телефон, на который звонят все, и человек, который на него отвечает.
Да, полностью. Уведомление уходит в течение суток, а результаты расследования — в течение семидесяти двух часов, по отдельному регламенту.
Можно, если не потерять устные контакты и визиты: правила описывают документы и сроки, инструкция — поведение людей до появления документа.