Правила ведения журнала учёта машинных носителей персональных данных
Документ, который делает журнал учёта носителей рабочим: назначает ведущего, устанавливает срок внесения записей, задаёт периодичность сверки наличия и описывает действия при обнаружении недостачи.
Зачем нужен документ
Журнал учёта носителей — таблица, а правила отвечают на вопрос, кто и когда её заполняет. Разница видна на примере: администратор выдал сотруднику флешку в пятницу вечером, запись сделал в среду. Формально журнал ведётся, фактически пять дней носитель существовал вне учёта, и если бы он потерялся, организация не знала бы ни у кого он был, ни что на нём разрешалось хранить.
Второй вопрос, который закрывают правила, — сверка наличия. Носители теряются тихо: никто не крадёт флешку, она просто перестаёт находиться. Без плановой сверки организация узнаёт о пропаже случайно и поздно, а срок уведомления регулятора отсчитывается от момента выявления инцидента. Сверка и есть тот механизм, который создаёт этот момент управляемо.
Третья функция — порядок исправления ошибок. В учётных документах ошибаются все; важно, чтобы исправление не выглядело подчисткой. Правила устанавливают, что исправление вносится новой записью, а не затиранием старой, — тогда журнал сохраняет доказательную силу.
Чем грозит отсутствие
Правила ведения — внутренний механизм, но именно они определяют, когда организация узнаёт об утрате носителя. А от момента выявления идёт срок уведомления регулятора, за нарушение которого установлен отдельный состав.
Как ещё называют этот документ
Что должно быть в документе
Правила короткие, и каждый пункт закрывает конкретный способ сломать учёт.
Требования законодательства
Как связан с другими документами
Правила обслуживают журнал и стыкуются с реагированием на инциденты.
Что спросит проверяющий
Правила проверяют сравнением их требований с фактическим состоянием журнала.
Разбор эксперта
Из всех пунктов этих правил работает один, а остальные его обслуживают: периодическая сверка наличия. Причина в механике сроков. Носители не крадут — они перестают находиться, тихо и без события. Если сверки нет, момент выявления инцидента создаёт кто-то посторонний: данные всплывают на стороне, и организация узнаёт о пропаже последней, уже находясь в просрочке. Квартальная сверка не предотвращает утрату, но делает её обнаружение управляемым, а сутки на уведомление — исполнимыми.
Второе, что советую всегда: срок внесения записи в часах, а не «своевременно». Разница огромная. При формулировке «своевременно» администратор выдаёт флешку в пятницу, а записывает в среду, и пять дней носитель живёт вне учёта. Если он теряется в эти дни, у организации нет ни владельца, ни состава разрешённых данных — то есть нечем заполнить уведомление регулятору. Запись при выдаче занимает двадцать секунд, спор о масштабе утечки — миллионы.
Третье — про исправления. Учётные документы правят все, и это нормально. Ненормально затирать: запись, переписанная поверх, лишает журнал доказательной силы целиком, потому что непонятно, что было раньше. Правило «исправление только новой записью со ссылкой на уточняемую» стоит одну строку и сохраняет ценность всего документа. Для электронного журнала то же самое обеспечивается историей изменений.
Поставьте срок внесения записи в часах и привяжите его к моменту операции: постановка на учёт — до первого использования, выдача и возврат — сразу. Введите квартальную сверку наличия с обязательным оформлением результата: это то, что превращает пропажу в выявленный инцидент. Запретите исправления подчисткой прямым пунктом. И назначьте заместителя ведущему журнал — иначе в отпускной период учёт останавливается.
Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об экспертеЧастые вопросы
Инструкция отвечает на вопрос, что сотруднику можно делать с флешкой. Правила — про учётную дисциплину: кто вносит запись, в какой срок, как исправляет ошибки, когда проводит сверку. Читатели разные: инструкцию читают все, правила — тот, кто ведёт журнал.
Постановка на учёт — до первого использования носителя, выдача и возврат — в момент операции. Формулировка «своевременно» приводит к записям задним числом и обесценивает журнал.
Разумный ориентир — раз в квартал, с оформлением результата. Сверка важна не сама по себе: она создаёт момент выявления утраты, от которого идут двадцать четыре часа на уведомление Роскомнадзора.
Зафиксировать время обнаружения, доложить ответственному за обработку и руководителю в срок из правил, определить, какие данные разрешалось хранить на носителе, и проверить, был ли он зашифрован. Поиск продолжается параллельно, а не вместо доклада.
Исправлять — да, переписывать — нет. Уточнение вносится новой записью со ссылкой на предыдущую; для электронной формы сохраняется история изменений. Затирание лишает журнал доказательной силы.
Обычно администратор системы или ответственный за безопасность персональных данных, обязательно с назначенным заместителем: выдача носителей не приостанавливается на время отпуска.
Практический ориентир — не менее трёх лет, а по носителям, участвовавшим в инцидентах, дольше: журнал остаётся доказательством того, что и когда организация знала о носителе.