Перечень материальных носителей, содержащих персональные данные
Список видов носителей, на которых организация физически хранит персональные данные: от личных дел и трудовых книжек до жёстких дисков, флеш-накопителей и резервных копий, с указанием состава данных и сроков хранения.
Зачем нужен документ
Разговор о защите данных почти всегда начинается с информационных систем, а заканчивается неожиданно: выясняется, что половина персональных данных организации лежит вне любой системы. Личные дела в шкафу, подписанные согласия в папке, бухгалтерские документы за прошлые годы, флешка с выгрузкой для отчёта, старый жёсткий диск в кладовке. Перечень материальных носителей нужен, чтобы эта часть перестала быть невидимой.
Документ отвечает на вопрос что именно физически несёт данные: не где лежит и не кто имеет доступ, а какие виды носителей вообще существуют в организации, что на них записано и сколько они должны жить. Из этого списка потом вырастают и режим хранения, и правила уничтожения, и учёт съёмных носителей.
Ценность обнаруживается на второй странице списка. Бумага и флешки вспоминаются сразу, а дальше начинается интересное: диски в списанных компьютерах, ленты и внешние диски с резервными копиями, ноутбуки удалённых работников, служебные телефоны с клиентской базой в мессенджере, копировальный аппарат с собственной памятью. Каждый из этих носителей уносит данные из организации ровно так же, как флешка, но обычно ни в одном документе не значится.
Чем грозит отсутствие
Носитель, которого нет в перечне, не защищается и не уничтожается: он просто лежит. Коробка с личными делами или архив бухгалтерии за несколько лет — это тысячи субъектов, и утечка считается по их числу.
Как ещё называют этот документ
Что должно быть в документе
Форма не установлена. Перечень строится по видам носителей, а не по экземплярам: пересчитывать каждую папку бессмысленно, а вот назвать все виды и понять, что на них, — выполнимо и полезно.
Требования законодательства
Как связан с другими документами
Перечень носителей — вход в бумажно-носительский контур: он называет объекты, остальные документы описывают хранение, учёт, обращение и уничтожение.
Когда обновлять документ
Перечень построен по видам, а не по экземплярам, поэтому меняется редко — но каждое изменение техники или процессов его затрагивает.
Что спросит проверяющий
Носители проверяются на месте и без предупреждения: достаточно открыть шкаф и заглянуть в подсобку.
Разбор эксперта
Перечень носителей почти всегда получается коротким с первого захода и длинным со второго. В первый раз пишут бумагу и флешки. Потом кто-нибудь вспоминает про резервные копии — и выясняется, что внешний диск с полной выгрузкой базы лежит в тумбочке у администратора. Потом про списанные компьютеры в подсобке. Потом про телефон директора, куда пересылают сканы паспортов. Мы советуем составлять перечень не за столом, а обходом с открыванием шкафов: разница между двумя версиями обычно втрое.
Второе, о чём почти не думают, — срок хранения как мера защиты. Данные, которых нет, не утекают. Организация, честно уничтожающая документы по истечении срока, уменьшает потенциальный масштаб инцидента в разы, и это самая дешёвая мера из существующих: она не требует ни техники, ни бюджета. При этом почти в каждой организации есть коробки, которые хранятся десятилетиями без всякого основания, просто потому, что выбросить страшнее, чем оставить.
И третье — техника, уходящая из организации. Списание компьютеров, возврат арендованных ноутбуков, сдача принтера в ремонт, продажа старых телефонов: во всех этих случаях данные уезжают физически, и восстановить их с диска умеет любой сервисный центр. Правило простое и недорогое: ни одно устройство не покидает организацию, пока с него не удалены данные с составлением акта. Проверяющие спрашивают об этом почти всегда, а внятный ответ есть далеко не у всех.
Составляйте перечень обходом, а не по памяти: резервные копии, списанная техника и служебные телефоны вспоминаются последними. Обязательно указывайте срок хранения по каждому виду — это единственная мера, которая уменьшает объём данных, а не усиливает их охрану. Отдельно отметьте спецкатегории и заведите правило: техника не покидает организацию без удаления данных и акта.
Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об экспертеЧастые вопросы
Да, и в первую очередь. Постановление № 687 посвящено именно обработке без средств автоматизации: личные дела, договоры, согласия, журналы — всё это материальные носители со своими требованиями к хранению.
Да, как вид носителя. Поэкземплярный учёт для них не ведётся, но именно они создают проблему при списании техники: диск уезжает вместе с корпусом со всеми данными.
Обязательно. Это самый недооценённый носитель: в копиях лежит полная история, включая удалённые из рабочей базы записи, а хранятся они часто вне защищённого помещения и без учёта.
Нет. Перечень строится по видам носителей. Поэкземплярный учёт ведётся отдельно и только для съёмных носителей — в журнале учёта.
Уничтожать с составлением акта. Хранение сверх необходимого — самостоятельное нарушение и, что важнее, чистый риск: пользы от таких данных нет, а масштаб возможной утечки они увеличивают.
Если на нём оказываются рабочие данные — да, но правильное решение не вписывать его в перечень, а запретить такую практику: фотографирование документов и пересылка в мессенджерах закрываются инструкцией и соответствующим пунктом в обязанностях работника.
Да. Останутся бумажные документы, диски рабочих станций и, как правило, локальные выгрузки для отчётности. Полностью безносительных организаций на практике не бывает.